Programmed Integrasikan Data Vendor, Bikin Manajemen Kepatuhan Lebih Efisien

Perusahaan penyedia layanan operasional dan pemeliharaan di Australasia, Programmed, berhasil merombak sistem pengelolaan data vendornya. Mereka menggunakan platform dari Boomi untuk menciptakan satu sumber informasi tunggal yang terpercaya. Langkah ini secara signifikan mengurangi pekerjaan manual dan memberikan visibilitas instan terhadap seluruh siklus hidup vendor.

Programmed melayani lebih dari 10.000 pelanggan di sektor pertambangan, pemerintahan, pendidikan, dan infrastruktur. Dengan lebih dari 18.000 vendor aktif, informasi pemasok menjadi infrastruktur operasional yang krusial. Sebelumnya, data tersebar di berbagai unit bisnis dan aplikasi, sehingga masalah kecil bisa berkembang menjadi risiko besar. Proses pemilihan vendor menjadi rumit dan pemeriksaan kepatuhan seringkali harus diulang di unit bisnis yang berbeda.

Untuk mengatasi hal ini, Programmed mengembangkan Vendor Management System terpusat dengan menggandeng Rapid Global sebagai platform orientasi dan kepatuhan. Mereka juga bermitra dengan Adaptiv untuk mengimplementasikan kapabilitas Data Hub dan Integration dari Boomi Enterprise Platform.

Gary Gietzmann, Kepala Pengadaan di Programmed, menjelaskan bahwa perusahaan membutuhkan data vendor yang konsisten di seluruh sistem. Tujuannya adalah untuk menghilangkan pemeriksaan kepatuhan yang berulang dan catatan yang saling bertentangan, serta memberikan gambaran status vendor secara instan kepada setiap tim.

Philip Durrant, Konsultan Utama di Adaptiv, menambahkan bahwa kombinasi kemampuan integrasi dan data induk Boomi menjadi pilihan tepat. Dengan menempatkan catatan vendor sebagai inti solusi, mereka menciptakan landasan yang terstandarisasi dan terpadu yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis.

Hasilnya, Boomi Data Hub kini menjadi tulang punggung pengelolaan data utama untuk catatan vendor. Informasi profil seperti status kepatuhan, sertifikasi, dan asuransi dikelola melalui catatan acuan terpusat. Pembaruan terjadi hampir secara instan di seluruh sistem, sehingga tim tidak perlu lagi menyinkronkan catatan yang tidak sesuai. Fitur karantina Data Hub secara otomatis mendeteksi dan mengisolasi catatan yang tidak konsisten sebelum menyebar, menjadi pengaman penting dari kesalahan data.

Boomi Integration juga telah menghubungkan siklus hidup vendor di seluruh sistem inti, termasuk Rapid Global untuk orientasi dan kepatuhan, Microsoft D365 F&O untuk ERP dan keuangan, serta platform manajemen perintah kerja. Gietzmann menuturkan bahwa proses bisnis kini terhubung dan informasi pemasok dapat berpindah antar sistem dengan jauh lebih sedikit pengetikan ulang manual. Tim kepatuhan dan pengadaan pun menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memeriksa dan mencocokkan data.

David Irecki, Chief Technology Officer Boomi untuk wilayah APJ, menilai Programmed telah membuktikan bahwa pengelolaan data vendor yang terhubung di seluruh perusahaan memberikan manfaat yang melampaui batas satu tim. Melalui kemitraan dengan Adaptiv, Boomi membantu Programmed membangun landasan data vendor yang memberikan visibilitas dan keyakinan bagi tim untuk mengambil keputusan yang lebih baik di bidang kepatuhan, pengadaan, dan operasional.

Dengan rencana integrasi lebih lanjut, proyek ini telah menjadi acuan di internal Programmed mengenai transformasi digital yang efektif. Keberhasilan ini didukung oleh data yang dikelola dengan baik, pola integrasi yang dapat digunakan kembali, dan platform yang dirancang untuk berkembang seiring pertumbuhan organisasi.

Analisis: Transformasi digital yang dilakukan Programmed menunjukkan bagaimana teknologi integrasi data dapat memecahkan masalah operasional yang kompleks. Bagi perusahaan besar dengan ribuan vendor, sistem terpusat seperti ini tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meminimalkan risiko kepatuhan dan kesalahan data. Dampaknya bagi masyarakat luas, terutama pelanggan Programmed di sektor-sektor kritis seperti pertambangan dan infrastruktur, adalah layanan yang lebih andal dan aman karena proses pengadaan dan pemeliharaan menjadi lebih transparan dan terkontrol.